Quelques conseils pour les stand-up offshore

L'Agilité se base sur une communication étendue et transparente. Celle-ci demande une attention particulière lors de la mise en place de ces pratiques.

Le choses peuvent se compliquer lorsque les projets impliquent une équipe délocalisée (offshore ou nearshore).

Voici un retour d'expérience de Stand-up partagés entre la Suisse et l'Ukraine.

Principe agile :

La méthode la plus simple et la plus efficace pour transmettre de l’information à l'équipe de développement et à l’intérieur de celle-ci est le dialogue en face à face. 

Le contexte

• Un projet de développement web bancaire de plusieurs milliers de jours
• Une équipe de management située en Suisse
• Manager
• Architectes en chef
• Business analyt
• Une équipe de développement en Ukraine
• Développeurs
• Architectes

Conseils

Pour des soucis de clarté, je ne vais pas détailler les raisons qui nous ont menés à faire certains choix et donc à partager avec vous ces conseils.

Technique

• Un outil de communication permettant la vidéo.
  Pourquoi cette notion de vidéo ? Parce que même derrière une écran à brouettes de kilomètres de vos collègues, il s'agit d'un stand-up. Je ne reviens pas sur les bénéfices d'être debout pour ce genre de réunion, mais cela oblige aussi à chercher la simplicité dans les échanges lorsque qu'on communique via une langue étrangère et par un canal vidéo ou audio un peu dégradé (ce qui arrive inévitablement en passant par le web, malheureusement).
  Nos faisons attention à faire le plus souvent possible des meeting avec vidéo (même dans les réunions hors cérémonial Scrum) car cela collabore à créer  un esprit d'équipe globale.

• Les abonnements qui vont bien.
  Pas la peine de faire le pingre dans ce cas là. Il est nécessaire ici d'avoir la meilleure communication possible et si cela veut dire dépenser une centaine d'euros par an alors il ne faut pas hésiter. Pour notre part nous utilisions Skype avec des abonnements premium pour pouvoir profiter des options de partage, de multi-conférence etc ...

• Un outil de suivi des tâches facile à utiliser pour les deux équipes.
  Nous utilisons l'outil Jira et plus particulièrement Greenhopper. Mais tout autre outil adapté à votre organisation peut faire l'affaire (comme IceScrum ) à partir du moment qu'il est accessible simultanément aux deux équipes

• Une connexion haut-débit dédiée.
  Si la politique de votre entreprise ne garanti pas une haute performance de la connexion haut-débit commune, il est préférable d'en avoir une dédié, car les communications de type audio ou vidéo sont vites dégradées par une ligne surchargée.

• Un bon micro.
  Rien n’est plus ch…. gênant qu’une communication hachurée, pleine de parasite et de réverbération. Là une fois encore, il investir à bon escient. 

• Un camera grand angle.
  Un groupe d’un côté et un groupe de l’autre et nous voulons voir les deux dans leur ensemble pas une tête après l’autre au grès des interventions de chacun. La raison en est aussi la cohésion du groupe.

Méthode

• Se synchroniser régulièrement.
  Le principe du stand-up est de faire un point rapide sur la situation du projet et de remonter les problèmes s'ils existent (pas de les régler). Dans un cadre offshore, il est plus compliqué d'avoir les petits échanges qu'on a régulièrement avec des collègues in situ. Pour éviter que le stand-up soient utilisés comme synchronisations, il faut encourager les individus des deux équipes à ne pas considérer ce meeting comme le point principal de communication, bien au contraire.
  Si cela arrive, il ne faut pas hésiter à arrêter un débat qui débuterait durant le stand-up et d'inviter les gens à s'appeler après les stand-up. En tant que ScrumMaster ou ScrumCaoch, veillez à ce que ces points de synchronisations soient fait mais sans en faire un cérémonial.

• Cadrer le stand-up.
  Il est plus facile qu'un stand-up en mode offshore s'étende sur d'autre points, perde du temps inutilement etc ... Il faut donc que le ScrumMaster soit plus vigilant dans ce cas et qu'il n'hésite pas à recadrer tous ceux qui déborderaient. En plus de cela, nous utilisons une "boite à meuh", vous savez, cette petite boite qui imite le cri de la vache lorsqu'on la retourne (la boite, pas la vache). Cela nous sert à indiquer à celui qui parle est trop long selon nous. N'importe qui peut utiliser ce gadget mais elle ne doit pas en être excessive.

• Ponctualité.
  L'heure de début de meeting est l'heure à laquelle on commence à parler pas, à se connecter ou allumer le PC etc ... sinon on perd déjà plusieurs minutes.

Lieux

• Dédié.
  Nécessaire pour faire tranquillement ces meeting sans dérangés vos gentils collègues. Les haut-parleurs permettant d’entendre l’équipe délocalisée ne seront jamais aussi discrets qu’un chuchotement surtout si cette équipe ne parle pas notre langue. On a alors tendance à monter le son pour mieux se comprendre. Il faut donc prévoir un lieu à cette effet pour pouvoir parler un peu plus fort qu’à l’accoutumé. Toujours le même serait encore mieux comme ça on évite les mauvaises surprises. 

• Clos.
  Cette salle doit être close et non pas être un espace plus ou moins libre dans un open space. C’est que le son circule incroyablement vite. Si vous dérangez d'autre équipe vous ne tarderez pas au mieux à prendre des remarque, au pire à pourrir l'ambiance de travail.

• Disponible.
  Pas question de repousser un jour sur deux le meeting parce qu’on a oublié de le réserver la salle et qu’elle est prise par une autre équipe. La régularité fait partie des prérequis imposés par ce meeting.

Voilà, c'est un aperçu général de ce que nous avons fait mais ça n'a pas l'intention d'être exhaustif.